في بيئات العمل الحديثة، تتزايد الحاجة إلى إجراءات مالية أكثر مرونة، خاصة عند تفويض بعض الموظفين بإجراء معاملات نيابةً عن الشركة أو المؤسسة. ومن بين هذه الإجراءات الشائعة، تبرز رسالة طلب استخراج دفتر شيكات باسم موظف معين، والتي تُعد وثيقة رسمية تُوجّه إلى المصرف لطلب إصدار دفتر شيكات يُستخدم في الأغراض التشغيلية أو الإدارية المصرح بها.
تلجأ بعض المؤسسات، خاصة تلك التي لديها حجم معاملات مالي يومي أو أسبوعي كبير، إلى تخويل موظفين محددين بالتعامل مع حسابات مصرفية فرعية، أو دفاتر شيكات مخصصة لأقسام معينة. وقد يكون ذلك لعدة أسباب، مثل:
في هذه الحالات، يصبح طلب دفتر شيكات باسم الموظف أداة تنظيمية واضحة ومهمة.
عادةً ما تكون صيغة الرسالة بسيطة ولكن رسمية، وتتضمن المعلومات التالية:
هذه الرسالة تُقدَّم إلى الفرع المصرفي الذي تتعامل معه الشركة، وغالبًا ما تُرفق معها مستندات داعمة مثل صورة من هوية الموظف وتفويض رسمي إن لزم الأمر.
من المهم التأكيد أن دفتر الشيكات، حتى وإن كان باسم موظف، يظل مرتبطًا بالحساب المؤسسي. وعليه، تقع المسؤولية القانونية على عاتق المؤسسة في حال تم استخدام الدفتر بطريقة غير قانونية أو خاطئة. لذلك، يجب أن يتم تحديد صلاحيات الاستخدام بدقة داخل المؤسسة، وأن يُسند الأمر لموظف موثوق لديه خبرة في التعاملات المالية.
يأتي نموذج رسالة طلب استخراج دفتر شيكات كأحد الأدوات التي تسهّل على المؤسسات التعامل مع الجهات المصرفية بطريقة منظمة وموثوقة. النموذج مكتوب بلغة رسمية، قابل للتخصيص، ومناسب لمختلف أنواع الشركات، الصغيرة منها والمتوسطة.