يُعد محضر اجتماع الجمعية العمومية التأسيسي أحد الركائز الأساسية التي تستند إليها الشركات المساهمة عند مباشرتها للنشاط الفعلي بعد التأسيس القانوني. فهو ليس مجرد إجراء شكلي يُدرج ضمن ملف التأسيس، بل يُمثل فعليًا اللحظة القانونية التي تُعلن فيها الجمعية عن اكتمال جاهزيتها التنظيمية، وانعقاد إرادتها الجماعية للمضي قدمًا في تنفيذ أغراض الشركة وخططها التشغيلية.
عند تأسيس أي شركة مساهمة في ليبيا، لا تبدأ العملية القانونية فقط بتسجيل الاسم التجاري أو إيداع رأس المال، بل تنطلق فعليًا من خلال وثيقة محورية تُعرف بـ محضر اجتماع الجمعية العمومية التأسيسي.
هذه الوثيقة ليست مجرد إجراء شكلي، بل تمثل الأساس القانوني والتنظيمي الذي يُبنى عليه هيكل الشركة، ويُحدد فيه مسارها الأول، ويُرسم من خلاله شكل إدارتها ومراقبتها ونطاق أنشطتها.
هو أول اجتماع رسمي يعقده المؤسسون (الشركاء أو المساهمون) بعد استيفاء إجراءات التأسيس الأولية، ويُعد بمثابة الخطوة التأسيسية النهائية قبل البدء في تشغيل الشركة فعليًا.
من خلال هذا المحضر، يتم الاتفاق والتصويت على عدة عناصر أساسية، من بينها اعتماد النظام الأساسي، انتخاب مجلس الإدارة، تحديد لجان المراقبة، تنظيم الصلاحيات، والموافقة على خطة الإنفاق التشغيلية الأولى.
المحضر يفتح بإثبات قانونية الاجتماع، من حيث تسجيل الشركة، حضور الأغلبية، وانعقاده بموجب تفويض من الجهة القابضة (إن وجدت). ويتضمن بيانًا تفصيليًا بهوية الحاضرين وصفاتهم، بالإضافة إلى تحديد جدول أعمال الاجتماع الذي يشكل العمود الفقري لمضامين القرار.
يناقش الاجتماع التأسيسي عددًا من البنود الجوهرية، أبرزها:
يُعتبر هذا المحضر وثيقة قانونية ملزمة تُستخدم لاحقًا لإثبات صلاحيات مجلس الإدارة، والتعامل مع الجهات الحكومية والمصارف، واعتماد المعاملات الرسمية. كما أنه يُعد مرجعًا داخليًا يُحتكم إليه في حال ظهور أي خلاف بين المساهمين أو أعضاء الإدارة.
إضافة لذلك، فإن هذا المحضر يُؤسس لثقافة الحوكمة منذ اليوم الأول للشركة، من خلال توضيح آلية الرقابة، تحديد الأدوار، والالتزام بالممارسات المحاسبية والقانونية السليمة.