في مسار تأسيس الشركات داخل دولة ليبيا، لا يُعد تسجيل الشركة في السجل التجاري هو الخطوة الأولى فحسب، بل تسبق ذلك مجموعة من الوثائق القانونية التأسيسية، من بينها محضر اجتماع الجمعية العمومية التأسيسي، الذي يُمثل أول اتفاق رسمي موثق بين الشركاء حول الهيكل العام للشركة وأسلوب إدارتها وأهدافها.
ما هو هذا المحضر وما أهميته؟
محضر الاجتماع التأسيسي هو الوثيقة التي توثق لحظة ولادة الكيان التجاري قانونيًا. في حالة شركة ذات التوصية البسيطة، يتكون هذا الاجتماع من الشركاء الموصين والعاملين، ويهدف إلى وضع الأسس التنظيمية للشركة واعتماد النظام الأساسي، وانتخاب مجلس الإدارة، وتحديد الأدوار والمسؤوليات، وكل ما من شأنه أن يُهيّئ الشركة لانطلاق عملها الفعلي.
محتوى المحضر كما ورد في النموذج الرسمي الليبي:
وفق النموذج المعتمد من وزارة العدل الليبية، فإن المحضر يشمل:
- إثبات الحضور والصفة القانونية: حيث يُشار إلى أسماء الشركاء، وصفاتهم (شريك عامل / موصٍ)، وأرقامهم الوطنية.
- جدول أعمال مفصل: يشمل استعراض النظام الأساسي، أغراض الشركة، انتخاب مجلس الإدارة، تحديد المكافآت، إعداد الميزانية، والتخويل بالتصرف المالي.
- إقرار جماعي بالنظام الأساسي: حيث يتم قراءة العقد والنظام الأساسي وتوثيق موافقة جميع الشركاء عليه.
- تحديد أغراض الشركة: والأنشطة المصرح بممارستها، مثل امتلاك الأصول، فتح الفروع، أو الحصول على التسهيلات الائتمانية.
- انتخاب مجلس الإدارة: وتحديد الصلاحيات والمسؤوليات بدقة.
- قرارات مالية وتنظيمية: تشمل الموافقة على نسب المكافآت، إعداد الميزانية التقديرية، وتفويض مجلس الإدارة بالصلاحيات المالية.
- بنود استجداد الأعمال: التي تُعالج المتطلبات التشغيلية كاختيار المقر، شراء المعدات المكتبية، وإنشاء أدوات التواصل الإداري.
قيمة المحضر في القانون الليبي:
هذا المحضر لا يُعد فقط إجراءً شكليًا، بل يُعتمد عليه لاحقًا عند التعامل مع الجهات الحكومية والمصرفية، ويُثبت الجدية القانونية للشركة، كما أنه يُعد مرجعًا أساسيًا عند حدوث أي نزاع بين الشركاء، حيث يُرجع إليه كوثيقة أولى رسمت معالم الشركة منذ تأسيسها.
