مصفوفة توزيع المسؤوليات، والمعروفة أيضاً بمصفوفة RACI، هي أداة تُستخدم في إدارة المشاريع لتوضيح الأدوار والمسؤوليات بين أعضاء الفريق في كل مهمة أو نشاط ضمن المشروع. تساعد هذه المصفوفة في تجنب الغموض بشأن من هو المسؤول عن ما في المشروع، مما يضمن فعالية في العمل والتنسيق بين الفريق.
مكونات مصفوفة توزيع المسؤوليات:
- المسؤول (Responsible): الشخص الذي يقوم بالعمل الفعلي ويؤدي المهمة أو النشاط.
- القابل للمسائلة (Accountable): الشخص الذي يتخذ القرارات النهائية ويراجع العمل. هذا الشخص يتحمل المسؤولية الرئيسية عن نجاح أو فشل المهمة.
- المستشار (Consulted): الشخص الذي يتم استشارته أثناء أداء المهمة. هؤلاء الأشخاص يقدمون المدخلات أو المشورة.
- المطلع (Informed): الشخص الذي يجب أن يُبقى على اطلاع حول تقدم المهمة أو النشاط. هؤلاء لا يشاركون بشكل فعال في تنفيذ العمل، لكنهم يحتاجون إلى معرفة النتيجة.
كيفية إنشاء مصفوفة توزيع المسؤوليات:
- تحديد الأنشطة: حدد جميع الأنشطة أو المهام التي يجب تنفيذها ضمن المشروع.
- تحديد الأشخاص أو الفرق: قم بتحديد جميع الأشخاص أو الفرق الذين سيشاركون في الأنشطة، مثل مدير المشروع، فريق التطوير، العميل، إلخ.
- توزيع الأدوار: لكل نشاط، حدد من هو المسؤول (R)، من هو القابل للمسائلة (A)، من سيتم استشارته (C)، ومن سيتم إطلاعه (I).
- مراجعة الأدوار: تأكد من أن كل نشاط يحتوي على شخص واحد فقط "قابل للمسائلة" (A)، بينما يمكن أن يكون هناك أكثر من شخص "مسؤول" (R) أو "مستشار" (C).
- مشاركة المصفوفة: شارك مصفوفة RACI مع جميع أعضاء الفريق لضمان وضوح الأدوار والمسؤوليات.
فوائد مصفوفة توزيع المسؤوليات:
- وضوح الأدوار والمسؤوليات: تساعد المصفوفة في تحديد من هو المسؤول عن كل مهمة، مما يقلل من التداخل واللبس في الأدوار.
- تحسين التنسيق بين الفرق: يساعد تحديد الأدوار بوضوح في تحسين التواصل والتنسيق بين الفرق المختلفة.
- تحديد المسؤوليات بدقة: تجعل من السهل تحديد الشخص الذي يجب أن يُسأل عن نتائج الأنشطة، مما يساعد في محاسبة الأفراد.
- تقليل تضارب الأدوار: تقليل حالات الازدواجية في المسؤوليات حيث يمكن أن يحدث تضارب بين الأدوار، مما يعزز كفاءة العمل.
- مراقبة تقدم العمل: تسهل المصفوفة متابعة تقدم الأنشطة من خلال التعرف على من هو المسؤول عن كل جزء من العمل.
نصائح لاستخدام مصفوفة توزيع المسؤوليات:
- تجنب الازدواجية: تأكد من أن كل نشاط يحتوي على شخص واحد "قابل للمسائلة" (A) فقط لتجنب التضارب في المسؤوليات.
- مراجعة المصفوفة بانتظام: راجع المصفوفة مع الفريق بانتظام للتأكد من أن الجميع يعرف مسؤولياته ومهامه.
- توزيع الأدوار بذكاء: تأكد من أن الأشخاص المستشارين (C) والمطلعين (I) لديهم المعرفة اللازمة لدعم الأنشطة دون تدخل مباشر في التنفيذ.
