ما هو نموذج سجل أصحاب المصلحة ؟
هو وثيقة تُستخدم لتحديد وتحليل وإدارة جميع الأفراد أو المجموعات أو المؤسسات التي يمكن أن تؤثر على المشروع أو تتأثر به. يُعد هذا السجل أداة أساسية لضمان إدارة فعّالة لأصحاب المصلحة من خلال تحديد توقعاتهم واحتياجاتهم وتخطيط استراتيجية للتواصل معهم.
أهمية سجل أصحاب المصلحة:
- التعرف على أصحاب المصلحة: تحديد كل الأطراف ذات العلاقة بالمشروع.
- إدارة التوقعات: ضمان فهم أصحاب المصلحة لأهداف المشروع ودورهم فيه.
- تحقيق الدعم: تعزيز مشاركة ودعم أصحاب المصلحة، مما يُزيد من فرص نجاح المشروع.
- التقليل من المقاومة: المساعدة في التعامل مع المعارضين للمشروع بشكل استباقي.
محتويات سجل أصحاب المصلحة:
تفاصيل أصحاب المصلحة:
- الاسم.
- الوظيفة أو الدور.
- المنظمة التي ينتمي إليها.
علاقتهم بالمشروع:
- طبيعة العلاقة (إيجابية، سلبية، محايدة).
- مستوى التأثير على المشروع.
- مدى تأثرهم بالمشروع.
تحليل أصحاب المصلحة:
- اهتماماتهم.
- توقعاتهم من المشروع.
- احتياجاتهم.
- مستوى الدعم أو المعارضة.
استراتيجيات التعامل:
- طريقة التواصل معهم (اجتماعات، تقارير، بريد إلكتروني).
- مستوى المشاركة (عالي، متوسط، منخفض).
- خطط للتعامل مع المعارضة أو التحديات المحتملة.
تحديثات السجل:
- ملاحظات حول التغييرات في العلاقة أو التوقعات.
- أي تغييرات في أولويات أصحاب المصلحة.
كيفية إعداد سجل أصحاب المصلحة؟
- التعرف على أصحاب المصلحة: قم بتحديد كل من له علاقة بالمشروع، سواء داخليًا (مثل فريق العمل) أو خارجيًا (مثل العملاء، الموردين).
- تصنيف أصحاب المصلحة: صُنّفهم بناءً على مستوى التأثير على المشروع، مدى تأثرهم بالمشروع ودعمهم أو معارضتهم.
- تحليل احتياجاتهم: افهم توقعاتهم وما يريدون تحقيقه من المشروع.
- وضع خطة للتواصل: خطط لكيفية إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم وتلبية توقعاتهم.
- المراجعة والتحديث: قم بتحديث السجل دوريًا لمواكبة التغييرات في العلاقات أو الأولويات.
أمثلة على أصحاب المصلحة:
داخليون:
- أعضاء فريق المشروع.
- الإدارة العليا.
- الأقسام الأخرى في المنظمة.
خارجيون:
- العملاء أو المستفيدون من المشروع.
- الموردون والمقاولون.
- الهيئات الحكومية أو المنظمون.
فوائد استخدام سجل أصحاب المصلحة:
- إدارة فعّالة للتواصل: يساعد على وضع خطة واضحة للتواصل مع جميع الأطراف.
- تقليل المخاطر: من خلال فهم مصالح أصحاب المصلحة والعمل على تلبية توقعاتهم.
- تحسين نتائج المشروع: من خلال ضمان دعم جميع الأطراف المعنية.
- تحقيق توافق الأهداف: يساعد على تقليل الخلافات وضمان تعاون الجميع.
